Facturación electrónica...

AXENDA

Facturación electrónica

 

ACCESO Á PLATAFORMA


Unha factura electrónica é, ante todo, unha factura. É dicir, ten os mesmos efectos legais que unha factura en papel. Recordemos que unha factura é un justificante da entrega de bens ou a prestación de servizos.

Unha factura electrónica é unha factura que se expide e recibe en formato electrónico.

É importante destacar que a expedición dunha factura electrónica está condicionada ao consentimento do seu destinatario. A factura electrónica, xa que logo, é unha alternativa legal á factura tradicional en papel.

Normativa legal 

As facturas, en xeral, e as facturas electrónicas, en particular, están reguladas polo Real Decreto 1619/2012, de 30 de novembro, polo que se aproba o Reglamento polo que se regulan as obrigacións de facturación. Este Reglamento establece as normas que deben cumprir obligatoriamente as facturas, tanto en papel como electrónicas. 
Nel regúlanse aspectos como:

  • Obrigación de expedir factura.
  • Tipos de facturas: completa ou ordinaria e simplificada.
  • Expedición por terceiros.
  • Contido da factura.
  • Requisitos das facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
  • Especificidades da factura electrónica.
  • Prazos.
  • Outras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
  • Réximes especiais.
  • Conservación. 

Legibilidad, autenticidad e integridad 

Todas as facturas, sexan electrónicas ou en papel, deben garantir:

  • A legibilidad da factura.
  • A autenticidad da orixe da factura (é dicir, garantir a identidade do obrigado á súa expedición e do emisor da factura, que poden ser a mesma persoa).
  • A integridad do contido da factura (é dicir, garantir que o seu contido non foi modificado).

No caso da factura electrónica: A legibilidad facilítaa o programa informático que a crea ou recibe. 

A autenticidad e a integridad pódense garantir de diversas formas:

  • Mediante firma electrónica avanzada baseada nun certificado recoñecido.
  • Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
  • Mediante outros medios que os interesados comuniquen á Axencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo á súa utilización e sexan validados pola mesma.
  • Mediante os controis de xestión usuais da actividade empresarial ou profesional do suxeito pasivo, sempre que permitan crear unha pista de auditoría fiable que estableza a necesaria conexión entre a factura e a entrega de bens ou prestación de servizos que a mesma documenta.

Tipos de facturas electrónicas

Convén distinguir dous tipos fundamentais de factura electrónica: a factura electrónica con formato estructurado e a factura electrónica con formato non estructurado. 

Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicacións electrónicas, como Internet. A diferenza estriba en que o formato estructurado facilita o seu tratamento automatizado mentres que o non estructurado non o facilita.

Facturas en formato estructurado 
As facturas en formato estructurado conteñen datos e poden ser xeradas automáticamente polos sistemas informáticos de facturación do emisor e ser tramitadas de forma igualmente automatizada polos sistemas informáticos de pago e contabilidad do receptor. Exemplos de formatos estructurados son os que utilizan a linguaxe XML (como UBL ou Facturae), EDIFACT, etc.

Facturas en formato non estructurado 
As facturas en formato non estructurado consisten esencialmente nunha imaxe, o que implica que a súa procesamiento para poder ser introducidas nos sistemas informáticos do receptor require unha intervención manual ou un proceso custoso que non adoita estar completamente automatizado, como o recoñecemento óptico de carácteres (OCR). Entre estas temos as facturas en papel escaneadas e os ficheros PDF.

Vantaxes da factura electrónica 

Beneficios específicos da factura electrónica son:

  • acurtar os ciclos de tramitación, incluído o cobro;
  • reducir erros humanos;
  • eliminar custos de impresión e envío postal;
  • facilitar un acceso máis rápido, áxil e fácil ás facturas almacenadas;
  • reducir drásticamente o espazo necesario para o seu almacenamiento;
  • mellorar o servizo ao cliente; eliminar o consumo de papel e o seu transporte, co consiguiente efecto positivo sobre o medio ambiente;
  • facilitar a loita contra a fraude;
  • subsumir a factura nos sistemas informáticos empresariais, mellorando drásticamente a súa xestión;
  • e, isto é o máis importante, contribuír á modernización da economía e ao desenvolvemento da Sociedade da Información.

Os beneficios económicos derivados da automatización do proceso da factura superan aos aforros en impresión e envío postal. Por iso, o máximo beneficio potencial realízase mediante o emprego de facturas electrónicas con formato estructurado, aínda que hai escenarios onde non se materializan estes beneficios, como o caso de facturas destinadas a persoas físicas. 
Estes beneficios, con todo, non poderán materializarse si non se superan importantes retos. Cabo destacar os seguintes: 
o seu adopción pola Pequena e Mediana Empresa (PYME), que constitúe o segmento máis importante do tecido empresarial español e europeo; 
a súa aceptación polos cidadáns; o seu implantación nas Administracións públicas; e 
a interoperabilidad dos sistemas de facturación electrónica que permita o seu uso na interrelación comercial tanto dentro como a través das nosas fronteiras.